LVISA urakoitsijan valinta: Futur-Sähkö Oy

Aiemmassa LVISA-suunnittelua koskevassa kirjoituksessamme kerroimme, kuinka teimme LVISA suunnittelun Futur-Sähkön kanssa. Futur-sähkö tuli valituksi LVISA-suunnittelun toimittajaksi prosessissa, jossa jo pääsimme vertailemaan LVISA-alueen urakoitsijoita.

Jatkoa tälle kirjotukselle mm. täällä.

LVISA Tarjouspyyntö

LVISA-suunnittelun pääajatuksena oli se, että pystyisimme kilpailuttamaan LVISA-urakoinnin erikseen riippumatta siitä, kuka suunnitteluvaiheen olisi meille tehnyt. Futur-Sähkö tarjoaa suunnittelusta urakkaan jatkamisesta alennusta, kuten kaikki muutkin alan toimijat. Tällaisessa mallissa on kannattaa varmistaa se, että sisältyykö alennettuun hintaan kaikki materiaali jo suunnittelun aikana (kilpailuttamisen tueksi) vai onko ajatus se, että alennettu hinta tarkoittaa niiden tekemistä myöhemmin kun suunnittelutoimisto on valittu myös urakoitsijaksi. Tässä meille kävi väärinymmärrys oman huolimattomuutemme takia - ja jälkeen päin ajatellen olisi ollut hyvä selvittää täsmällinen suunnitteluvaiheen sisältö tarkemmin.

Lopulta LVISA-suunnittelun tuloksena syntyi kuitenkin materiaalit, jolla pystyi melko luotettavasti kilpailuttamaan alueen urakoitsijat. Teimme LVISA alueesta yhden tarjouspyynnön, jonka osalta toimittajat pystyivät annettujen liitteiden (LVISA suunnitteluaineisto) avulla tarjoamaan yhtä tai useampaa kokonaisuutta.

Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostilla sopivan saateviestin sekä LVISA-suunnitteluliitteiden kera toimittajaehdokkaille, joita lopulta tuli uskomattoman vino pino alkuperäiseen suunnitelmana nähden.

LVI, sähkön ja automaation toimittajavaihtoehdot

Toimittajaehdokkaista meillä oli jo tarjouspyynnön lähettämisen aikoihin muutama ennakkosuosikki. Mestarimme sekä Vuoreksen alueen Facebook-ryhmissä meille suositeltiin muutamaa toimittajaa erittäin lämpimästi. Tämän lisäksi  otimme suosikkilistallemme omien LVISA-suunnitelluvaiheen kokemusten perustella muutaman yrityksen:
Futursähkö, Rele Finland, Moisiolinna Group, Suomen LVIS, Putkarinpoika, Kotiloimu ja Pro Talotekniikka Oy. 

Näille ns. suosikkiyrityksille räätälöimme erilliset tarjouspyynnön saatekirjeet ja osaa toimittajista tapasimme erikseen. Osan kanssa olimme tavanneet jo sunnitteluvaiheen toimittajaa mietittäessä.

Näiden ns. suosikkiyritysten lisäksi listalle kertyi turhankin suuri joukko eri LVISA alueen toimijoita. Ajatuksemme oli, että pienimmillään LVI, LVIS tai LVISA kokonaisuuden olisi voinut pilkkoa seuraaviin kokonaisuuksiin:

1. Sähkö- ja KNX automaatio (näitä ei voi erottaa)
2. Vesi ja Viemäri
3. Ilmanvaihto (IV kone ja putkitukset)
4. Lämmitys (Lämpöpumppu ja mahdollinen vesivaraaja)
5. Viilennys (Maakylmälaite ja putket)
6. Maalämpö (kaivo ja putkitukset)
7. Lämmönjako (lattialämmitys)

Jos urakan olisi oikeasti jakanut 7 osaan, olisi siinä itsellä todella suuri hallinnointi. Niinpä käytännössä oli alusta asti selvää, että maksimimäärä toimittajia olisi 2-3 kpl. Toimittajalista koottiin messuvierailujen sekä erittäin kaavamaisen google-käytön perusteella. Alla lista toimittajista, joille lähti jonkin osa-alueen tarjouspyyntökysely sähköpostilla:

Janne Lipsonen, Aurime, LV-Palvelu Majamäki, Putkiasennus Olli Rauto, Asennuspalvelu Control Oy, Putkiasennus Harri Karvonen, Lämpovinkki, Greenheat, Ekolämpo, Sunco, Warmia, Mäkelänputki, LVIkurikka, Airservice, Rakair, Lähiputki-yhtiot, Tamperelvi, Näsinvjl, LVIklemi, LVI-talo, LVI-24h, LVI-Dahl, Putkitupa, Pirkan lvipalvelu, Oilon, Kaukora, Taita, Energiakumppanit

Joistain syystä tuo tarjouskyselymäärä lähti meillä täysin lapasesta. Osittain suurella määrällä pyrittiin luomaan jonkinlaista tilastollista mallia mm. oikeasta hinnoittelusta, oikeasta lämpöpumpun mitoituksesta sekä kaivon syvyydestä. Käytännössä tämä itse asiassa lopulta toimi yllättävän hyvin - koska Excel-taulukkoon koottuna saaduista tarjouksista oli melko helppo päätellä järkevät mitat ja hinnat eri osa-alueille. Toimittajia turhaan kuormittavana toimintatapana en välttämättä suosittele tätä kaikille - mutta jos jossakin asiassa kaipaa tilastollista varmuutta oikeansuuntaisesta sisällöstä tai hinnsata, on tämä siihen toimiva tapa.

LVISA tarjoukset ja toimittajavertailu

Suuri tarjouspyyntöjen vastaanottajamäärä tiputtaa aina vastausprosenttia. Sama kävi tässäkin tapauksessa. Saimme pyyntöihimme yhteensä 12 vastausta, joista osa oli useamman toimijan yhteistarjouksia. Meille tarjonneita yrityksiä olivat:

• Futur-Sähkö (Koko LVISA paketti)
• Kotiloimu (LVI)
• Koski  & Saloranta (L&I)
• Rele Finland (S&A, KNX)
• Lämpövinkki (L osittain)
• Warmia + Energiset (L)
• Melo + Warmia (L)
• Putkarin Poika (L & V)
• LVI-Lipsonen Oy (L & V)
• Sunco (L)
• Aurime (LVI)
• Taita (LVI)

Saaduissa tarjouksissa oli meille muutama suuri pettymys. LVI-kokonaisuuden osalta Suomen LVIS jätti vastaamatta tarjouspyyntöömme, vaikka he olivat aivan loppusuoralla suunnittelutoimittajaa valitessa, kävimme tapaamassa heitä vielä erikseen ennen urakkatarjouspyyntöjä  ja soittelimme puhelimella tarjousprosessin aikana. Jos on ollut enemmän mahdollisen asiakkaan kanssa tekemisissä vieläpä saman tarjousprosessin aikana ja päättää vetäytyä prosessista, on kuitenkin kohteliasta ilmoittaa siitä asiakkaalle! Vähän vastaava asia sattui Moisiolinna Group:n kanssa joilta emme saaneet kolmatta kilpailevaa sähkö- ja automaatiotarjousta pyynnöistä huolimatta. Tämä aiheutti sen, että SA-kokonaisuuden osalta meillä oli vain kaksi kilpailevaa tarjousta Futur-Sähkö  ja Rele Finland.

Kahdestatoista saadusta tarjouksesta oli muutama selvä hyöty jo pelkästään tarjousten suuren määrän takia. Kuten aiemmin sanottu, tällaista tilastollista arviointia ei olisi tarpeen tehdä jos itse tuntisi LVISA alueen tarpeeksi hyvin - nyt siitä kuitenkin oli arvokas apu meille:

1. Meille sopivan kaivon syvyys on 190-210m. Tämän perusteella määrittelimme lopullisen kaivon syvyyden. (Tarjotut olivat välillä 150 - 215m)
2. Tarvittava maalämpöpumppu on 10kw. Tarjotut olivat välillä 8-12kw.
3. Meille sopiva jäähdytystapa on pelkkä konvektori
4. LVISA-kokonaisuuden eri osa-alueiden noin hinnat pystyi katsomaan sisältöä kevyesti arvioiden tilastollisilla menetelmillä siten, ettei valittu toimittaja pystynyt ylihinnoittelemaan itseään

LVISA-toimittajan valinta

Tilastollisen analyysin jälkeen valitsimme listasta ne toimittajat jotka sattuivat analyysin tuloksiin - ja jatkoimme heidän kanssaan tarkempiin keskusteluihin. Jatkoon päässeitä toimittajia olivat: Futur-Sähkö (Koko LVISA paketti), Kotiloimu (LVI) ja Rele Finland (S&A, KNX).

Kotiloimu

Kotiloimu oli yksi ennakkosuosikeistamme ennen tarjouskilpailuja erinomaisten suositusten sekä onnistuneiden referenssien takia. Kotiloimu antoi itsestään todella hyvän kuvan. Heidän kokonaistarjouksensa oli hyvä. Se oli jaettu selkeästi osakokonaisuuksiin, joilla oli eritellyt ja perustellut hinnat. Kotiloimu piti meihin erittäin hyvin yhteyttä prosessin aikana, jonka perusteella menimme käymään tapaamaan heitä. 

Tapaamisessa Kotiloimu esitteli erittäin tarkasti tarjouksen eri osa-alueet. Tarjouksen läpikäynnin jälkeen tutustuimme tarkasti Kotiloimun tiloissa oleviin koneisiin ja laitteisiin. Tämän jälkeen keskustelu jatkui yleisesti LVI-osa-alueella, johon Kotiloimulta sai sekä toimittajavalintaa että myöhempää projektia varten arvokkaita vinkkejä.

Kotiloimusta ei jäänyt prosessissa mitään negatiivista sanottavaa. Olisimme voineet valita Kotiloimun toimittajaksemme ja olisimme varmasti olleet siihen 100% tyytyväisiä - kuten heitä käyttäneet perheenjäsenemme ovat olleet. Kaikki pisteet Kotiloimulle loistavasta palvelusta!

Rele Finland

Rele Finland oli ensimmäinen sähkö- ja automaatiotoimittaja jonka luona vierailimme ennen LVISA-suunnittelutoimiston valintaa. Meillä oli vaihtoehtona ottaa sähkö- ja automaatiosuunnittelu Rele Finlandilta. Tässä vaiheessa heistä oli jäänyt meille hyvä, mukava ja osaava kuva.

Urakkaa tarjotessa Rele Finland joutui ainoana Futur-sähkön kilpailijana lähtemään tarjousprosessiin altavastaajana, koska heillä oli selvästi vähemmän lähtötietoja tarjouksen tekemiseksi (sähköpistekuva). Jostain syystä Futur-Sähkön ja Rele Finlandin tarjoukset sattuivat kuitenkin hämmästyttävän hyvin yhteen, joten missään vaiheessa ei syntynyt epäilystä että tarjoukset olisivat olleet tehty eri perusteilla.

Rele Finlandista jäi ehkä tämänkin nopean ja taidokkaan tarjousprosessin takia hyvin positiivinen kuva. Tapaaminen suunnittelijaa valittaessa oli oikein onnistunut ja Rele Finland antoi itsestään positiivisen kuvan. Tarjouksesta jäi sellainen kuva, että he ovat aidosti asiakkaan asialla ja joustavuutta toimituksessa olisi löytynyt kaikkia muita toimijoita enemmän. 

Rele Finland on alueella nuori ja uusi tekijä. Heiltä näyttää kuitenkin löytyvän oikea asenne sekä tarpeeksi osaamista toimiakseen laajasti sähkö ja automaatio (KNX) osa-alueella onnistuneesti. Voimme suositella siis myös heitä sähkö- ja automaatiotoimituksiin.

Futur-Sähkö

Futur-Sähköllä oli kieltämättä pieni etulyöntiasema LVISA-urakan saamiseen suunnittelupalvelun toteuttamisen takia. Kyse ei ollut oikeastaan lainkaan ns. tonnin alennuksesta, joka meille oli luvattu heidän kanssa jatkamisen ansiosta. Sen sijaan Juhon yksilösuorituksessa sähkö- ja automaation osa-alueella oli sitäkin suurempi merkitys. Juhon suhteen olemme alusta asti olleet erittäin luottavaisia sekä osaamiseen että motivaatioon tehdä asiakkaan kannalta oikeita ratkaisuja.

LVISA-suunnitteluprosessin aikana meille syntyi tiettyjä erimielisyyksiä tai väärinymmärryksiä toimittajan kanssa Nämä olivat hyvin lähellä lopulta kääntää asetelman siten, että emme olisi jatkaneet Futurin kanssa enää urakkatoimitukseen. Asiat kuitenkin selvisivät sopivasti prosessin aikana ja myös alihankkijoiden tekemään LVI-puoleen saatiin sopivasti selvyyttä siten, että toimitussopimus ei jäänyt niistä kiinni.

Futur-sähkön etuna on se, että kaikki LVISA kokonaisuuden osa-alueet tulevat samalta toimittajalta. Futur-Sähköllä on omilla kirjoillaan kaikki työntekijät putkimiehestä IV-kaveriin (vain lämpökaivo ja lattialämmitys  tuli erilliseltä toimittajalta). Futur-sähkön kertomusten mukaan tämän pitäisi näkyä toimituksen tehokkuudessa ja laadussa - ja tätä jäämme tietysti innolla odottamaan!

Futur-sähkö tarjosi muista toimittajista poiketen budjettihintaa (työmääräarvio) tuntihinnoittelulla. Näistä koostettuna tehtiin kattohinta, joka oli tietty prosentti yli työmääräarvion. Tämä malli sopi meille sen takia, että nyt meillä on "yhteinen"? tavoite alittaa työmääräarviot ja budjetti.  Katsotaan kuinka hyvin tässä yhteisesti sovitussa tavoitteessa oikeasti onnistumme. Riski on iso varsinkin ostajalle - sää nähdä kuinka meidän käy. Tilastollisesti tällä alalla kaikki on meitä vastaan :).

Pohjatöiden osalta täytyy ainakin sanoa, että Futur-sähköltä sai todella nopeasti apua kun jossain asioissa iski epävarmuus esim. joihinkin sokkelin alituksen asioihin liittyen. Juuri tällaista palvelua odottaakin toimittajalta, joka on valittu näin pitkään harkitun tarjous- ja toimittajavalintaprosessin tuloksena!

Lopuksi ja jatkoa varten

Lopuksi täytyy sanoa, että LVISA-urakkakokonaisuudesta tulee erittäin jännittävä osa-alue, jota tulemme seuraamaan tässä blogissa erityisen tarkasti ja aktiivisesti. Kokonaisuus on selvästi isoin tuntipohjaisena (ei kiinteä urakka) tehtävä kokonaisuus. Sen onnistuminen on kiinni paitsi toimittajan työn tehokkuudesta - mutta vielä ehkä kaikkein eniten siitä kuinka hyvin pystymme itse mahdollistamaan tehokkaan työn edellytykset. Tämän yhteisen päämäärän saavuttamista seuraamme siis jatkossakin tiheästi - joten palataan asiaan :)

Jatkoa tälle kirjotukselle mm. täällä.